Aspectos básicos para llevar la nómina de una empresa
La nómina es el registro contable de los días trabajados y los salarios percibidos por aquellos trabajadores al servicio del patrón, en el que se establecen los conceptos de percepciones y deducciones para cada una de estas personas, en un período determinado.
Procesar y llevar la nómina de tu empresa puede ser una actividad compleja, principalmente por no tener un conocimiento básico sobre los elementos que debemos tomar en cuenta al establecer relaciones laborales. Conocer los requisitos e información necesaria para cumplir de forma adecuada, nos ayudará a facilitar la organización de nuestros recursos humanos y llevar el registro adecuado sobre los pagos, deducciones, prestaciones, entre otros.
La nómina debe ser un tema de cuidado para las empresas, ya que los patrones son los principales obligados en cumplir con la Ley Federal del Trabajo (LFT), al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Servicio de Administración Tributaria (SAT) de forma adecuada.
Requisitos de la nómina de acuerdo con la LFT y el SAT
A partir del año 2014 los recibos de nómina deben emitirse como factura electrónica o recibo electrónico, esta nueva forma de expedir los documentos de pago integra y sistematiza los registros de la nómina, de seguridad social y de impuestos federales. De acuerdo con lo estipulado en la Ley Federal del Trabajo Artículo 101.
Los CFDI deben contener los siguientes requisitos de forma obligatoria:
- RFC del empleador
- Nombre del empleado
- RFC del empleado
- Monto total de las percepciones
- Monto total de las retenciones
- Total, de impuestos retenidos
- Aportaciones de seguridad social
- Medio de pago
- Régimen fiscal en que tributa el patrón
- El importe total consignado en letra
- La expresión “Se paga en una sola exhibición”
- Forma en la que se realizó el pago (cheque, efectivo, transferencia)
- Lugar de expedición del comprobante, señalar el lugar de la plaza en donde labore el empleado
- CURP
- Tipo de régimen, requisito obligatorio para señalar la clave del régimen por el cual se tiene contratado al trabajador, conforme al catálogo publicado por el SAT
- Fecha de pago: Fecha efectiva de la erogación y que en el CFDI de nómina se debe expresar como: aaaa-mm-dd
- Fecha inicial para señalar el día en que inicia el período de pago: en el CFDI de nómina se expresa: aaaa-mm-dd
- Fecha final de pago, para señalar el día final del período de pago. Se expresa: aaaa-mm-dd
- Número de días pagados
- Periodicidad del pago
- Versión complemento de CFDI nóminas (comprobante de egreso por concepto de nómina)
- Subtotal: Sumatoria de los importes de los conceptos
- Descuento: Total de las deducciones (suma del total gravado y total exento, sin considerar el ISR retenido)
- Motivo de descuento: Utilizar “Deducciones nómina”
- Total: Pago realizado al trabajador. Sera igual al subtotal menos los descuentos, menos las retenciones efectuadas
- Cantidad: Aplica el valor “1”
- Unidad: Se utilizará la expresión “Servicio”
- Descripción: Se podrán incluir las siguientes denominaciones: pago de nómina, aguinaldo, prima vacacional, fondo de ahorro, liquidación, finiquito, etc.
- Valor unitario: Total de percepciones del trabajador (es la sumatoria del total de percepciones gravadas y exentas)
Requisitos que deben contener las nóminas de acuerdo con la ley del Seguro Social (LSS) son:
El Reglamento de la Ley de Seguro Social (LSS), en el art. 9, relacionado con la fracción II del art. 15, indica que:
- Nombre del patrón
- Registro Federal del Contribuyente (RFC) patronal y el registro patronal ante el IMSS
- El periodo de pago de la nómina: semanal, catorcenal, quincenal, mensual
- Nombre completo del trabajador
- El RFC y la Clave Única de Registro de Población (CURP) del trabajador
- La fecha de ingreso del trabajador, duración de la jornada y el tipo de salario
- Los días laborados o la unidad de tiempo pactada
- El salario cuota diaria y el Salario Base de Cotización (SBC)
- Las deducciones y percepciones derivadas de la relación de trabajo (legales y contractuales)
- El neto (efectivo) que recibe el trabajador y su firma
Para el IMSS, si el patrón no exhibe nóminas o éstas están incompletas, puede acarrearle la comisión de una multa, la aplicación de sanciones administrativas derivadas de alguna revisión como producto de una inspección ordinaria o extraordinaria del trabajo, incluso en alguna controversia laboral, al no poder acreditar alguno de los conceptos de pago o deducción anteriormente mencionados.
Hoy en día el IMSS tiene la obligación de reportar alguna anomalía que detecte en los recibos de nómina al SAT, o viceversa, como pueden ser Salarios Mínimos Generales (SMG) reportados de menos en uno y de más en la otra institución.
Ante este desafío en ONT – Asesoría y gestión de capital humano contamos el servicio de maquila de nómina con el cuál llevamos el cálculo y control de la nómina de manera simple y automática. Asegurando el correcto cálculo de percepciones, deducciones, retenciones de ISR y hasta el cálculo de las aportaciones que se deben hacer a tus trabajadores ante el IMSS.